OJA Office ist ein Softwarepaket, das aus einzelnen Modulen besteht. Benutzer erhalten immer das gesamte Package mit sämtlichen Funktionen.
OJA Office unterstützt Sie dabei, Ihre individuellen Organisationsstrukturen abzubilden. In einem ersten Schritt geht es darum, dass Sie Abteilungen sowie organisatorische und administrative Rollen im Programm definieren und diesen Funktionen zuordnen. Sie entscheiden, welche Module von welchen Abteilungen und Benutzern wie genutzt werden.
Das Dashboard ist die Startseite von OJA Office und verschafft Ihnen schnell eine Übersicht über Aktuelles: Sie sehen hier auf einen Blick, ob Sie Nachrichten, Anfragen oder Freigaben erhalten haben. Ausserdem werden hier kurze Statistiken sowie alle Module im Überblick abgebildet.
In diesem Modul erstellen Sie Ihre Projekte – dank der starken Individualisierbarkeit von OJA Office genau so, wie es für Ihren Betrieb am besten passt. Sie positionieren Projekte falls gewünscht in der betreffenden Abteilung und erstellen nach Projektvorbild Subprojekte. Durch die Archivierungsfunktion finden Sie auch ältere Projekte – zum Beispiel als Vorlage – in Sekundenschnelle. Projektberichte können auch von laufenden Projekten jederzeit erstellt werden.
OJA Office beinhaltet eine eigene Zeiterfassung, die auf den aktuellen Schweizer Arbeitsgesetzen beruht. Verwalten Sie Ihre Mitarbeitenden schnell und einfach – so haben Sie jederzeit die Kontrolle über aktuelle Zeit- und Feriensaldi.
Im Statistikmodul erfassen die Benutzer nach den von Ihnen vorgegebenen Statistikindikatoren Besucher und können diese gemäss verschiedener Parameter grafisch darstellen. Diese Grafiken können auch in andere Module integriert werden. So können einfach und schnell Muster und Tendenzen erkannt und Angebote dementsprechend ausgerichtet werden. Beispiel: Mit der Auswertung nach «Beratungen» lässt sich schnell eruieren, ob die 80%-Marke bei den Beratungen erreicht wurde. Auch können Vernetzungen kommunal und regional aufgeschlüsselt werden.
Beispiel – Beratungen
Beispiel – Genderauswertung
Beispiel – Gesamtbesucher
Im Kalender können Ereignisse kategorisiert und priorisiert werden – so erscheinen diese zum Beispiel in gewünschten Berichten. Ereignisse werden über alle Abteilungen nach Kunde aufgelistet. Auch können Einträge in andere Applikationen (zum Beispiel Outlook) exportiert werden.
Mit diesem Modul definieren Sie die fachlichen Reports und legen fest, in welchem Rhythmus Berichte erstellt werden sollen. Die Mitglieder einer Abteilung werden so automatisch darauf hingewiesen, dass ein Report ansteht, und können diesen nach Definition ausfüllen. Fertige Berichte können hier digital signiert und archiviert werden – und auf Wunsch direkt an Auftraggeber weitergeleitet werden.
OJA Office stellt Ihnen eine Auswahl an Standardtemplates zur Verfügung – gerne erstellen wir für Sie aber auch eine individuelle Vorlage, die Ihren Designvorgaben (Logo, Schriftart usw.) entspricht.
Mit OJA Office verwalten und organisieren Sie Ihr Arbeitsmaterial auf einfache und übersichtliche Weise. Sie haben auch die Möglichkeit, Objekte (Fahrzeuge, Spielmaterial, technisches Material usw.) zu erfassen.
Dieses Modul erlaubt Mitarbeitenden ab Leitungsstufe, sich einen Überblick über die einzelnen Abteilungen zu verschaffen. Die Leitenden haben Einblick in einzelne Teams und können deren Daten einsehen und sich so ein Bild davon machen, wie das Daily Business der einzelnen Abteilungen oder Arbeitsteams aussieht. Dazu gehören auch das Controlling von Berichten und Reports.
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Wir helfen Ihnen gerne bei sämtlichen Fragen und Problemen rund um OJA Office. Um Unterstützung zu erhalten, nutzen Sie am besten unser Ticket-System und füllen im System ein Formular aus – wir rufen Sie schnellstmöglich an.
Die Funktion «Dokumente» bietet Ihnen die Möglichkeit, diverse Unterlagen abzulegen, die für Themen wie zum Beispiel Anstellung, Auftrag, Mitwirkung, Spesen, Kommunikation und Reporting wichtig sein können.
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